Jakie są formy potwierdzania obecności pracownika w pracy i czy pracownik musi podpisywać listę obecności w wersji papierowej?

Formy potwierdzania obecności pracownika w pracy zależą od zapisów regulaminu lub pisemnej informacji udzielonej pracownikom przez pracodawcę. Pisemna lista obecności jest jedynie jedną z możliwych form potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy.

W prawie pracy kwestię potwierdzania przez pracownika obecności w pracy porusza wyłącznie art. 104[1] § 1 pkt 9) Kodeksu pracy, zgodnie z którym regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (postanowienie obligatoryjne w regulaminie).

Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy obciąża pracodawcę zatrudniającego więcej niż 20 pracowników lub nieobjętego postanowieniami układu zbiorowego pracy (art. 104 Kodeksu pracy), zaś w przypadku braku takiego obowiązku, o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, pracodawca powinien powiadomić pracowników na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 Kodeksu pracy).

Kodeks pracy nie nakłada na pracodawcę obowiązku sporządzania pisemnej listy obecności pracowników w pracy, pozostawiając pracodawcy w tym zakresie swobodę.Pisemna lista obecności jest jedną z możliwych form potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, obok której można wskazać także na inne formy dostosowane do specyfiki zakładu pracy, jak np. elektroniczny system potwierdzania obecności.

Co więcej, Kodeks pracy nie nakłada na pracodawcę obowiązku, aby każdy pracownik potwierdzał swoją obecność w pracy np. stawiając się każdego dnia rano w zakładzie pracy i podpisując listę obecności. Z obowiązku takiego najczęściej zwolnieni są pracownicy zarządzający zakładem pracy i pracownicy wykonujący prace mobilnie np. kierowcy czy przedstawiciele handlowi.

Określenie w regulaminie kwestii potwierdzania obecności w pracy oraz przestrzeganie tych postanowień jest istotne z uwagi na treść art. 108 Kodeksu pracy, w którym to za nieprzestrzeganie przez pracownika przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy, przewidziano karę upomnienia lub karę nagany, a za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia dodatkowo karę pieniężną.